Erilaisissa vertailuissa parhaat pisteet saanut taloushallinnon ohjelmisto ei välttämättä ole juuri teidän tarpeisiinne sopivin vaihtoehto.
Tehokas ja tuloksekas taloushallinto vaatii toimiakseen oikeanlaisen ohjelmiston.
Taloushallintoon on tarjolla useita erittäin hyviä ohjelmistoja ja niistä on myös tehty erilaisia vertailuja muun muassa Taloushallintoliiton sivuilla.
Vertailut ovat kuitenkin usein tilitoimistolähtöisiä, toisin sanoen niissä verrataan usein ohjelmistoja siitä näkökulmasta, mikä on kirjanpitäjän kannalta mukavin käyttää.
Me haluamme kuitenkin kääntää ajatusta toisin päin: taloushallinnon ohjelmisto kannattaa valita siitä näkökulmasta, mikä on juuri teidän tarpeisiinne sopivin. Hyvä tilitoimisto kyllä osaa tai oppii varmasti käyttämään teille sopivinta ohjelmistoa.
Sopivimman ohjelmiston valintaan vaikuttaa muutama asia, jotka kannattaa ottaa huomioon heti alkuvaiheessa:
- Mihin tarpeeseen ohjelmistoa käytetään päivittäin?
- Miltä yrityksen toiminta näyttää viiden vuoden päästä?
- Miten paljon haluatte räätälöidä ohjelmiston ominaisuuksia?
Mihin taloushallinnon ohjelmistoa käytetään?
Ihan ensimmäiseksi kannattaa miettiä, että mihin taloushallinnon ohjelmistoa käytetään. Jos käyttö on yrityksessänne lähinnä osto- ja myyntilaskujen käsittelyyn liittyvää peruskäyttöä, kannattaa ottaa mahdollisimman helppokäyttöinen ohjelmisto, jonka käyttö on vaivatonta.
Esimerkiksi Fennoan käyttöönotto onnistuu helposti katsomalla opasvideo ja kirjanpitäjä antaa muutaman neuvon. Muutamassa tunnissa sinulla on ohjelmisto käytössäsi.
Usein taloushallinnon ohjelmisto halutaan yhdistää eli integroida keskustelemaan muiden järjestelmien, esimerkiksi toiminnanohjausjärjestelmien tai verkkokaupan kanssa.
Silloin esimerkiksi Netvisor voi olla juuri teille sopiva. Siinä on eniten valmiita rajapintoja ja integraatioita.
Jos taas olette rakennusalan yritys, todennäköisesti Adminet on teille sopivin, koska se on suunniteltu nimenomaan rakennusalalle.
Jos teillä taas ei ole omaa toiminnanohjausjärjestelmää, mutta kaipaatte ERP-ominaisuuksia, NetBaron voisi olla teille sopivin.
Taloushallinnon ohjelmiston valinnassa tärkeintä on siis pohtia aluksi, mikä on se päivittäisen käytön tarve.
Jos käyttö on peruslaskujen pyörittelyä, ei kannata pohtia liian monimutkaista ohjelmistoa. Jos kuitenkin kaipaatte laajempaa integrointia ja toimintoja, sopivin ohjelmisto saattaakin olla eri.
Mieti asiaa viiden vuoden päähän
Jotta asia ei olisi ihan niin yksinkertainen, ohjelmiston valinnassa kannattaa miettiä yrityksenne toimintaa vähän nykyistä pidemmälle. Onko ajatuksena rakentaa oma toiminnanohjausjärjestelmä? Siintääkö haaveissa verkkokauppa? Onko yrityksenne kasvamassa kovaa vauhtia?
Jos teillä on jo tiedossa, että yritystä on tarkoitus kehittää tiettyyn suuntaan, se kannattaa ottaa ohjelmiston valinnassa huomioon jo heti alkuvaiheessa. Eli ohjelmistoa kannattaa lähteä miettimään siltä kannalta, missä olette viiden vuoden päästä.
Tämä ei tarkoita, että teidän tarvitsisi ottaa juuri nyt kaikkia ohjelmiston ominaisuuksia käyttöön ja maksaa ominaisuuksista, joita ette käytä.
Yleensä ohjelmistopaketit on hinnoiteltu ominaisuuksien mukaan. Eli jos tarvitsette vähemmän ominaisuuksia, ohjelmiston hinta on halvempi. Jos tarpeet taas jatkossa kasvavat, niin sitten pakettia on helppo päivittää.
Älä räätälöi taloushallinnon ohjelmistoa – ellei ole aivan pakko
Jos ohjelmistoja vertailee vain hinnoilla, erot ovat lopulta pieniä. Hintaan vaikuttaa enemmän palvelupaketin laajuus.
Laskua alkaa tulla sitten, jos ohjelmistoihin halutaan alkaa tehdä erillisiä räätälöintejä. Tyypillisimmin räätälöinnin tarve johtuu siitä, että omat työprosessit eivät taivu olemassa oleviin ohjelmistoihin.
Entäpä jos asiaa ajattelisikin toisin päin, eli annetaan ohjelmiston tehdä se työ, minkä se tekee parhaiten?
Olemme olleet mukana monissa projekteissa, jossa olemme saaneet työprosesseja viilaamalla poistettua useammankin manuaalisen työvaiheen esimerkiksi laskutuksessa.
Kun ohjelmiston ominaisuudet otetaan täysimääräisesti käyttöön, silloin ihmisiltä vapautuu aikaa ydintehtäviin.
Eli: räätälöintiä ei kannata miettiä ensimmäisenä vaihtoehtona, jos ohjelmisto ei tee juuri sitä, mihin olette tottuneet. Ennen sitä kannattaa pohtia, löytyykö sellainen ohjelmisto, joka voisi tehdä halutut asiat ja miettiä myös työprosessit palvelemaan ohjelmiston ominaisuuksia.
Miten vaikeaa taloushallinnon ohjelmiston valinta ja asentaminen ovat?
Törmäämme usein ajatukseen, että taloushallinnon ohjelmiston valinta, asentaminen ja varsinkin vaihtaminen toiseen on vaikeaa, työlästä ja kallista. Ei se kuitenkaan ole niin.
Nykyiset ohjelmistot ovat käyttäjäkokemukseltaan sellaisia, että yleensä opastusvideot ja lyhyt perehdytys kirjanpitäjän kanssa riittävät uuden ohjelmiston käyttöönottoon ja päivittäiseen käyttöön.
Entäpä sitten ohjelmiston valinta? Kaikkein helpoin, nopein ja kokonaiskustannuksiltaan halvin tapa on käyttää asiantuntijaa apuna.
Esimerkiksi meidän ilmainen kartoituksemme antaa vastauksen sopivasta ohjelmistosta yleensä ensitapaamisessa.
Kaikkein paras tapa on niin, että tulemme käväisemään paikan päällä ja katsomme tarpeet ja työskentelytavat yhdessä. Silloin varmistamme, että saamme teille juuri oikean ohjelmiston ja voimme myös pohtia mahdollisia viilauksia työtapoihin.
Lopuksi pieni lohdutuksen sana: yleensä taloushallinnon ohjelmiston vaihdossa pisin aika kuluu päätöksentekoon. Eräs asiakkaamme pohti kaksi vuotta ohjelmiston vaihtoa ja pohti ehdottamamme ohjelmiston hyötyjä ja mahdollisia vaaranpaikkoja.
Kun sitten päädyimme vaihtamaan ohjelmistoa, ensimmäinen palaute oli innostunut: ”Olipa tämä helppokäyttöinen, tämänhän oppi muutamassa tunnissa.”
Jos pohdit, mikä teille olisi paras taloushallinnon ohjelmisto ja kaipaat apua, ota yhteyttä täältä, niin sovitaan ilmainen kartoitus!
Katso nyt käytössä olevat ohjelmistomme täältä.