Hyvä tilitoimisto voi olla yrittäjän paras kumppani, mutta huono valinta saattaa muuttua painajaiseksi. Oikea kumppani tuo mielenrauhaa ja auttaa yritystäsi kasvamaan hallitusti. Väärä taas voi johtaa ongelmiin, virheellisiin raportteihin ja jopa verottajan huomion heräämiseen. Lue blogistamme, milloin hälytyskellojen tulisi soida.
Tilitoimiston valinta on yksi yrittäjän tärkeimmistä päätöksistä. Se ei ole vain kustannuskysymys, vaan ratkaisu, joka vaikuttaa suoraan yrityksen arkeen, talouden hallintaan ja tulevaisuuteen.
Tässä artikkelissa käymme läpi, mitä asioita kannattaa huomioida ennen valintaa. Lopusta löydät käytännöllisen tarkistuslistan sekä linkin ladattavaan oppaaseen, josta saat lisätietoa.
Määritä yrityksesi tarpeet
Tilitoimiston valinta lähtee liikkeelle tarpeiden kartoittamisesta. Haluatko vain lakisääteiset raportoinnit mahdollisimman edullisesti vai kumppanin, joka sparraa liiketoiminnan kehittämisessä?
Peruskirjanpito voi riittää vakiintuneelle yritykselle, mutta kasvua tavoittelevat hyötyvät analytiikasta ja sisäisen laskennan työkaluista. Joillekin on tärkeää, että tilitoimisto osaa tukea myös yrityskaupoissa tai kansainvälistymisessä.
Halvin ratkaisu ei aina ole paras. Edulliset tilitoimistot nojaavat vahvasti automaatioon, mutta henkilökohtainen palvelu ja konsultointi maksavat usein erikseen.
Muistilista:
- Riittääkö peruskirjanpito vai tarvitsetko aktiivista kumppanuutta?
- Onko toimistolla kokemusta yrityksistä, joilla on samanlaiset tarpeet kuin sinulla?
- Saatko halutessasi referenssit asiakkailta?
Digitaalisuus ja raportointi
Ajantasainen raportointi on edellytys hyvälle päätöksenteolle. Mitä tuoreempaa dataa sinulla on, sitä parempia ratkaisuja voit tehdä. Hyvät ohjelmistot mahdollistavat reaaliaikaisen seurannan ja kassavirran hallinnan.
Jos tilitoimisto ei tarjoa reaaliaikaista raportointia, mieti riittääkö se nyt ja vielä kolmen vuoden päästä, kun yrityksesi on kasvanut. Pelkkä kuukausiraportointi voi olla liian hidas malli.
Muistilista:
- Tarvitsetko reaaliaikaista raportointia vai riittääkö kuukausitaso?
- Tarvitsetko kassavirran hallinnan työkaluja?
- Tukevatko raportit myös johtoryhmän ja hallituksen tarpeita?
Palvelutaso ja kumppanuus
Tilitoimisto ei ole vain kirjanpidon toteuttaja. Parhaimmillaan se on aktiivinen kumppani, joka auttaa ymmärtämään talouden tunnuslukuja ja tekee arjesta sujuvampaa.
Hyvän palvelutason tunnistaa siitä, että sinulle nimetään oma yhteyshenkilö. Lisäksi toimiston toimintatavat takaavat jatkuvuuden, vaikka henkilökuntaa vaihtuu tai on poissa. Jos vastaukset kysymyksiin viipyvät pitkään, se on merkki resurssien riittämättömyydestä.
Muistilista:
- Nimetäänkö sinulle oma yhteyshenkilö?
- Kuinka nopeasti tilitoimisto lupaa palata kysymyksiin?
- Miten asiakaspalautetta kerätään ja hyödynnetään?
Hinta ja hinnoittelu
Tilitoimiston hinnoittelumallit vaihtelevat. Edullisimmat toimistot tarjoavat perustason palvelut, mutta lisäpalvelut, kuten neuvonta tai erilliset raportit, maksavat yleensä erikseen.
Mitä enemmän toimistolla on asiakkaita suhteessa resursseihin, sitä vähemmän aikaa jää yksittäiselle asiakkaalle. Siksi pelkän hinnan tuijottaminen voi johtaa pettymykseen.
Muistilista:
- Mitä palveluja perushinta kattaa ja mistä veloitetaan erikseen?
- Onko hinnoittelu läpinäkyvää ja ennakoitavaa?
- Mitä tapahtuu, jos tarvitset äkillisesti lisäpalveluja?
Tilitoimiston koko ja osaaminen
Suurin toimisto ei ole automaattisesti paras, mutta yhden hengen kotitoimisto voi olla riskialtis. Sopiva koko löytyy usein keskeltä: tarpeeksi resursseja mutta silti henkilökohtaista palvelua.
Asiat eivät saa olla vain yhden ihmisen varassa. Lisäksi kannattaa varmistaa, että osaamista löytyy laajasti sekä kirjanpidosta että palkanlaskennasta.
Muistilista:
- Onko toimistolla riittävästi osaamista eri osa-alueille?
- Kuinka se varmistaa palvelun jatkuvuuden poissaolojen aikana?
- Panostaako toimisto henkilöstön koulutukseen?
Riskit ja sopimusehdot
Tilitoimiston valintaa ei kannata tehdä kiireessä. Oikea kumppani tukee kasvua ja tuo turvaa, mutta väärä voi johtaa ongelmiin kassassa ja viranomaisyhteyksissä.
Tilitoimiston vaihtaminen on työlästä, joten valitse toimija, joka pystyy tukemaan myös tulevia tarpeita, kuten kasvua, kansainvälistymistä tai uusia järjestelmiä. Muista tarkistaa myös sopimuksen ehdot, vastuut ja tietoturvakäytännöt.
Miksi auktorisoitu tilitoimisto on turvallisempi valinta?
Yksi tapa pienentää riskejä on valita Taloushallintoliiton auktorisoima tilitoimisto. Auktorisointi kertoo, että toimisto on läpäissyt tiukat kriteerit osaamisesta, toimintatavoista, tietoturvasta ja vastuullisuudesta. Tämä antaa yrittäjälle lisävarmuutta siitä, että toimisto noudattaa alan standardeja ja kehittää toimintaansa jatkuvasti. Auktorisoidun kumppanin kanssa voit luottaa siihen, että yhteistyö on vakaalla pohjalla myös pitkällä aikavälillä.
Muistilista:
- Onko toimistolla resursseja vastata myös tuleviin tarpeisiin?
- Mitkä ovat sopimuksen ehdot ja vastuut?
- Miten tietoturva ja jatkuvuus varmistetaan?
- Onko toimisto Taloushallintoliiton auktorisoima?
Tarkistuslista: mitä kysyä tilitoimistolta ennen päätöstä
Kun olet kartoittanut yrityksesi tarpeet ja vertailut eri vaihtoehdot, on aika esittää potentiaalisille tilitoimistoille tarkentavia kysymyksiä. Tämä auttaa näkemään, vastaako toimisto aidosti odotuksiasi ja pystyykö se tukemaan yritystäsi myös pitkällä aikavälillä.
Kysymyslista tilitoimistolle:
- Mitä palveluja perushintaan sisältyy ja mistä veloitetaan erikseen?
- Onko teillä käytössä reaaliaikainen raportointi ja kassavirranhallinnan työkalut?
- Kuinka nopeasti vastaatte asiakkaiden kysymyksiin ja kuka toimii varahenkilönä, jos oma yhteyshenkilöni on poissa?
- Onko tilitoimistollanne kokemusta ja referenssejä yrityksistä, jotka toimivat samalla toimialalla tai samankokoisina kuin meidän yrityksemme?
- Kuinka paljon panostatte henkilöstönne koulutukseen ja erikoisosaamisen kehittämiseen?
- Onko teillä käytössänne useampi taloushallinnon järjestelmä ja voitteko toimia myös nykyisellä ohjelmistollamme?
- Miten asiakaspalautetta kerätään ja hyödynnetään palvelun kehittämisessä?
- Kuinka sopimusehdot on rakennettu – erityisesti irtisanomisajat, tietoturva ja vastuut?
- Pystyttekö tukemaan meitä myös tulevaisuuden tarpeissa, kuten kasvun, kansainvälistymisen tai yritysjärjestelyjen yhteydessä?
Kun kysyt nämä asiat, pystyt paremmin vertailemaan eri tilitoimistoja keskenään ja varmistamaan, että valintasi on pitkäjänteisesti toimiva.
Yhteenveto
Tilitoimiston valinta vaikuttaa suoraan siihen, miten sujuvasti yrityksesi arki ja taloushallinto toimivat. Kun käyt läpi tämän artikkelin muistilistan, olet vahvoilla tekemään päätöksen, joka kestää aikaa.
Jos haluat syventää ymmärrystäsi, voit ladata Meisenetin maksuttoman oppaan, joka tarjoaa lisätietoa ja konkreettisia näkökulmia valintaprosessiin. Lisäksi Meisenet tarjoaa maksuttoman konsultoinnin, jossa voidaan selvittää, voisiko Meisenet olla juuri teidän yrityksellenne sopiva kumppani.
Kun käyt läpi tämän muistilistan ja esität oikeat kysymykset, olet valmis tekemään perustellun ja yrityksesi kannalta kestävän päätöksen.
Jos haluat vielä varmistua, mikä olisi juuri teidän yrityksellenne paras ratkaisu, niin varaa maksuton tapaaminen kanssamme. Sen aikana selvitetään yhdessä, voisiko Meisenet olla oikea kumppani taloushallinnon tueksi nyt ja tulevaisuudessa.