Kyllä, väärä taloushallinto-ohjelmisto voi hidastaa yrityksesi kasvua merkittävästi. Kun ohjelmisto ei vastaa yrityksen todellisia tarpeita, syntyy turhaa manuaalista työtä, virheitä ja tiedon puutetta juuri silloin, kun päätöksenteko vaatisi selkeää kokonaiskuvaa taloudesta. Tässä artikkelissa käymme läpi yleisimmät kysymykset ohjelmiston valinnasta, vaihtamisesta ja siitä, miten löytää pk-yritykselle sopiva ratkaisu.
Miten väärä ohjelmisto hidastaa yrityksen kasvua käytännössä?
Väärä taloushallinto-ohjelmisto hidastaa kasvua ennen kaikkea siksi, että se tuottaa epätarkkaa tai viiveellistä tietoa juuri silloin, kun yritys tarvitsisi luotettavan tilannekuvan. Kasvava pk-yritys tekee päätöksiä investoinneista, palkkauksista ja hinnoittelusta taloudellisen datan pohjalta. Jos data on hajallaan tai hankalasti saatavilla, päätökset perustuvat arvauksiin.
Käytännön ongelmat voivat näyttää esimerkiksi tältä:
- Laskujen käsittely tapahtuu manuaalisesti useassa eri järjestelmässä, mikä lisää virheiden riskiä
- Kirjanpito ei integroidu laskutukseen, jolloin kassavirran seuraaminen on hankalaa
- Raporttien tuottaminen vie kohtuuttomasti aikaa eikä anna reaaliaikaista kuvaa
- Ohjelmisto ei skaalaudu yrityksen kasvun mukana, vaan vaatii jatkuvasti lisätyötä
- Taloushallinnon ammattilainen joutuu tekemään kiertoliikkeitä puutteellisen ohjelmiston takia
Sähköinen taloushallinto toimii parhaimmillaan niin, että tieto liikkuu saumattomasti eri toimintojen välillä. Kun ohjelmisto ei tue tätä, kasvuyritys huomaa usein vasta kriittisellä hetkellä, ettei talousdata ole luotettavaa. Tämä voi viivästyttää rahoitusneuvotteluja, vaikeuttaa budjetointia tai johtaa virheisiin veroilmoituksissa.
Mitä ominaisuuksia pk-yrityksen taloushallinto-ohjelmistossa pitää olla?
Pk-yrityksen taloushallinto-ohjelmistossa on oltava vähintään ajantasainen kirjanpito, ostolaskujen hallinta, integroitu raportointi ja sähköinen arkistointi. Näiden lisäksi ohjelmiston tulee skaalautua yrityksen koon ja toimialan mukaan sekä tukea yhteistyötä tilitoimiston kanssa reaaliaikaisesti.
Tärkeimmät ominaisuudet voi jaotella kahteen tasoon:
Perusominaisuudet, joita ilman ei tule toimeen
- Sähköinen ostolaskujen vastaanotto ja kierrätys
- Kirjanpidon automatisointi toistuville tapahtumille
- Integraatio pankkiyhteyksiin viitesiirtojen ja tiliotteiden osalta
- Veroilmoitus oma-aloitteisista veroista suoraan ohjelmistosta
- Tilinpäätöksen ja raporttien tuottaminen
Lisäominaisuudet kasvavalle yritykselle
- Kassavirran ennustaminen ja budjetointi
- Kustannuspaikkakohtainen seuranta
- BI-raportointi ja graafiset talouden tunnusluvut
- Integraatiot muihin järjestelmiin, kuten verkkokauppaan tai toiminnanohjausjärjestelmään
- Käyttäjäroolit, jotka mahdollistavat tilitoimiston ja yrityksen yhteistyön sujuvasti
Kirjanpito-ohjelman valinnassa kannattaa myös huomioida, tukeeko ohjelmisto toimialakohtaisia tarpeita. Esimerkiksi projektiliiketoiminnassa kustannusten kohdistaminen projekteille on keskeistä, kun taas vähittäiskaupassa kassaintegraatio nousee tärkeäksi.
Mikä on ero Netvisorin, Fennoan ja NetBaronin välillä?
Netvisor, Fennoa ja NetBaron ovat kaikki suomalaisia pilvipalvelupohjaisia taloushallinto-ohjelmistoja, mutta ne on suunniteltu hieman eri tarpeisiin. Netvisor sopii erityisesti kasvavalle pk-yritykselle, joka tarvitsee laajan integraatioekosysteemin. Fennoa on selkeä ja helppokäyttöinen ratkaisu pienemmille yrityksille. NetBaron puolestaan on kehitetty erityisesti tilitoimistokäyttöön.
Netvisor
Netvisor on yksi Suomen laajimmin käytetyistä taloushallinnon ohjelmistoista pk-yrityksissä. Se tarjoaa kattavat integraatiot muihin järjestelmiin ja soveltuu hyvin yrityksille, joiden taloushallinto on monipuolista tai joilla on useita käyttäjiä. Netvisor tukee myös HR-toimintoja, mikä tekee siitä kokonaisvaltaisen vaihtoehdon.
Fennoa
Fennoa on suunniteltu helppokäyttöisyys edellä. Se sopii erityisesti pienemmille osakeyhtiöille, joiden taloushallinnon volyymi on maltillinen ja jotka arvostavat selkeää käyttöliittymää ilman ylimääräisiä ominaisuuksia. Fennoa on usein edullisempi vaihtoehto, kun laajoja integraatioita ei tarvita.
NetBaron
NetBaron on tilitoimistojen suosima järjestelmä, joka on optimoitu kirjanpitäjien työnkulkuihin. Se sopii erityisesti tilanteisiin, joissa tilitoimisto hoitaa taloushallinnon kokonaisuudessaan eikä yrityksellä itsellään ole tarvetta aktiiviseen omakäyttöisyyteen.
Oikean ohjelmiston valinta riippuu yrityksen koosta, toimialasta, taloushallinnon monimutkaisuudesta ja siitä, kuinka paljon yritys itse haluaa osallistua taloushallinnon pyörittämiseen. Me autamme asiakkaitamme löytämään juuri heidän tilanteeseensa parhaiten sopivan ratkaisun.
Milloin yrityksen kannattaa vaihtaa taloushallinto-ohjelmistoa?
Taloushallinto-ohjelmiston vaihtaminen kannattaa silloin, kun nykyinen ohjelmisto ei enää vastaa yrityksen tarpeita, aiheuttaa toistuvaa lisätyötä tai estää sujuvan yhteistyön tilitoimiston kanssa. Vaihtaminen on perusteltua myös silloin, kun yritys kasvaa tai sen toiminta monimutkaistuu merkittävästi.
Konkreettisia merkkejä siitä, että vaihto on ajankohtainen:
- Raportteja joudutaan koostamaan manuaalisesti useasta eri lähteestä
- Ohjelmisto ei integroidu muihin käytössä oleviin järjestelmiin
- Tilitoimisto ei pysty käyttämään ohjelmistoa sujuvasti, mikä hidastaa kirjanpitoa
- Ohjelmiston ylläpito- tai lisenssikustannukset ovat nousseet suhteettoman suuriksi hyötyyn nähden
- Yritys on laajentunut ja tarvitsee esimerkiksi kustannuspaikkakohtaista seurantaa tai budjetointityökaluja
Ajankohdan valinnassa kannattaa olla realistinen. Tilikauden alku tai puoliväli on usein sujuvin hetki vaihtaa, koska historiallinen data on ehjänä yhdessä paikassa. Aivan tilikauden lopussa vaihto voi olla hankalampaa, ja silloin voi olla viisaampaa odottaa seuraavan tilikauden alkua.
Kuinka paljon taloushallinto-ohjelmiston vaihto maksaa?
Taloushallinto-ohjelmiston vaihdon kustannukset vaihtelevat merkittävästi yrityksen koon, valitun ohjelmiston ja tarvittavan käyttöönottotyön mukaan. Pelkkä ohjelmistolisenssi voi olla muutamista kymmenistä euroista kuukaudessa ylöspäin, ja käyttöönottoprojekti sekä koulutus lisäävät kokonaiskustannuksia.
Kustannuksiin vaikuttavat tyypillisesti:
- Valitun ohjelmiston kuukausimaksu ja käyttäjämäärä
- Vanhan datan siirto uuteen järjestelmään
- Integraatioiden rakentaminen muihin järjestelmiin
- Käyttöönottokoulutus ja perehdytys
- Mahdolliset tilitoimiston veloittamat työtunnit siirtymävaiheen aikana
Jos ohjelmiston vaihto tapahtuu tilitoimiston vaihtamisen yhteydessä, osa kustannuksista voidaan sisällyttää vaihtopalveluun. Meillä vaihtopalvelun hinta alkaa 300 eurosta ja sisältää yhteydenpidon edelliseen tilitoimistoon sekä tietojen siirron, mutta lopullinen hinta muodostuu aina palvelun laajuuden ja yrityksen monimutkaisuuden mukaan.
Pitääkö taloushallinto-ohjelmisto valita yhdessä tilitoimiston kanssa?
Kyllä, taloushallinto-ohjelmiston valinta kannattaa tehdä yhdessä tilitoimiston kanssa. Tilitoimistolla on käytännön näkemys siitä, mitkä ohjelmistot toimivat sujuvasti kirjanpitäjän ja yrityksen välisessä yhteistyössä, ja he osaavat arvioida ohjelmiston soveltuvuutta juuri kyseisen yrityksen toimialalle ja tarpeille.
Yhteinen valintaprosessi tuo useita etuja:
- Tilitoimisto tuntee ohjelmistojen todelliset vahvuudet ja rajoitukset käytännön työssä
- Integraatio tilitoimiston omiin järjestelmiin on sujuvampaa, kun ohjelmisto on molemmille tuttu
- Käyttöönotto nopeutuu, kun tilitoimisto voi tukea perehdytyksessä alusta alkaen
- Vältytään tilanteelta, jossa yritys hankkii ohjelmiston, jota tilitoimisto ei tue
Yritys voi toki ottaa selvää eri vaihtoehdoista itsenäisesti, mutta lopullinen päätös kannattaa tehdä yhteistyössä. Taloushallinnon ohjelmisto on parhaimmillaan yhteinen työkalu, joka palvelee sekä yrittäjää että tilitoimistoa reaaliaikaisesti. Jos ohjelmistojen vertailu tuntuu hankalalta, ota yhteyttä ja kartoitetaan yhdessä, mikä ratkaisu sopii parhaiten tilanteeseen.