Yhteistyön aloittaminen tilitoimiston kanssa tarkoittaa dokumenttien toimittamista, ohjelmistojen käyttöönottoa ja vastuualueiden määrittelyä. Prosessi kestää yleensä 2–4 viikkoa, jonka aikana käydään läpi yrityksen taloustiedot ja sovitaan yhteistyön käytännöistä. Oikea tilitoimisto ottaa vastuun perehdytyksestä ja opastaa jokaisen vaiheen läpi.
Mitä tilitoimisto oikeasti tekee ja miksi sitä tarvitaan?
Tilitoimisto hoitaa lakisääteisen kirjanpidon ja auttaa yritystä täyttämään kaikki viranomaisvelvoitteet. Käytännössä tämä tarkoittaa ostolaskujen käsittelyä, myyntilaskutusta, veroilmoituksia oma-aloitteisista veroista, tilinpäätöstä ja palkanlaskentaa.
Pelkän lakisääteisen kirjanpidon lisäksi moderni tilitoimisto toimii talouspartnerina, joka auttaa yrityksen kasvussa. Saat ajantasaista tietoa yrityksen taloudellisesta tilanteesta, kassavirran hallinnasta ja kannattavuudesta. Tämä tieto auttaa tekemään parempia liiketoimintapäätöksiä.
Osakeyhtiöt tarvitsevat aina ammattimaisen kirjanpidon, koska vaatimukset ovat tiukat. Tilintarkastusvelvollisuus alkaa tilintarkastuslain mukaan, kun kaksi seuraavista kolmesta rajasta ylittyy: liikevaihto 200 000 euroa, taseen loppusumma 100 000 euroa tai henkilöstöä keskimäärin 3 henkilöä.
Miten valitset oikean tilitoimiston uudelle yrityksellesi?
Oikea tilitoimisto tarjoaa selkeän palvelupaketin kiinteällä kuukausihinnalla ja vastaa yhteydenottoihin nopeasti. Vertaile vähintään kolmea vaihtoehtoa ja kysy tarkat hinnat, palveluiden sisällöt ja vasteajat.
Hinnoittelumallit vaihtelevat paljon. Kiinteä kuukausihinta on yleensä paras vaihtoehto aloittavalle yritykselle, koska se tekee kustannuksista ennakoitavia. Kysy, mitä palveluita hinta sisältää ja mitä maksaa erikseen.
Teknologia on tärkeä osa modernia taloushallintoa. Varmista, että tilitoimisto käyttää ajantasaisia ohjelmistoja, kuten Netvisor, Fennoa tai NetBaron. Hyvä tilitoimisto auttaa sinua valitsemaan sopivimman ohjelmiston ja opastaa sen käytössä.
Kysy myös perehdytyksestä ja opastuksesta. Uutena yrittäjänä tarvitset paljon ohjausta, joten valitse tilitoimisto, joka lupaa kunnollisen alkuopastuksen ja vastaa kysymyksiin kärsivällisesti.
Mitä tapahtuu ensimmäisenä kuukautena tilitoimiston kanssa?
Ensimmäinen kuukausi alkaa kartoituspalaverilla, jossa käydään läpi yrityksen tilanne ja tarpeet. Tämän jälkeen toimitetaan tarvittavat dokumentit, otetaan käyttöön ohjelmistot ja määritellään vastuualueet molempien osapuolten kesken.
Tarvittavia dokumentteja ovat esimerkiksi yrityksen perustamisasiakirjat, pankkitilien tiedot, mahdolliset olemassa olevat sopimukset ja aiemmat kirjanpitoaineistot. Hyvä tilitoimisto antaa tarkan listan tarvittavista papereista ja auttaa niiden toimittamisessa.
Ohjelmistojen käyttöönotto sisältää pankkiyhteyksien avaamisen, tarvittavien asetusten tekemisen ja mahdollisten integraatioiden kytkemisen. Saat opastusta ohjelmien käyttöön ja tunnukset tarvitsemiisi järjestelmiin.
Vastuunjako määritellään selkeästi: mitä sinä teet itse ja mitä tilitoimisto hoitaa. Yleensä yrittäjä hyväksyy ja maksaa ostolaskut järjestelmästä sekä hoitaa myyntilaskutuksen, toimittaa kuitit järjestelmään. Tilitoimisto hoitaa loput.
Miten kommunikoit tehokkaasti tilitoimistosi kanssa?
Tehokas kommunikaatio perustuu säännöllisiin yhteydenottoihin ja selkeisiin kysymyksiin. Sovi kuukausittaiset tapaamiset tai puhelut, joissa käydään läpi talouden tilanne ja mahdolliset muutokset liiketoiminnassa.
Raporttien lukeminen kannattaa opetella. Pyydä tilitoimistoa selittämään tärkeimmät tunnusluvut ja mitä ne kertovat yrityksesi tilanteesta. Älä jätä mitään epäselväksi – hyvä tilitoimisto selittää asiat ymmärrettävästi ilman ammattislangia.
Aikataulut ovat tärkeitä molemmille osapuolille. Toimita tositteet sovittuun päivään mennessä, niin tilitoimisto ehtii hoitaa kirjanpidon ja raportit ajallaan. Ilmoita muutoksista hyvissä ajoin, jotta ne ehditään huomioida kirjanpidossa.
Kysy rohkeasti kaikkea, mikä askarruttaa. Uutena yrittäjänä sinulla on paljon opittavaa, ja hyvä tilitoimisto ymmärtää sen. Kirjaa tärkeät asiat muistiin ja pyydä tarvittaessa ohjeita kirjallisena.
Muista, että tilitoimisto on kumppanisi, ei vain palveluntarjoaja. Kerro avoimesti liiketoiminnan suunnitelmista ja haasteista, niin saat parempaa neuvontaa ja tukea yrityksen kasvuun. Yhteistyö toimii parhaiten, kun molemmat osapuolet ymmärtävät toistensa tarpeet ja tavoitteet.